Import (CSV)

Du hast schon eine Kunden- oder Artikelliste in Excel? Dann musst du sie nicht einzeln abtippen: Mit dem Import legst du viele Kunden oder Artikel auf einmal aus einer CSV-Datei an. Du findest ihn in der Seitenleiste unter Import (im Bereich Stammdaten). Oben wählst du mit dem Umschalter zwischen Kunden und Artikel – der Ablauf ist für beide gleich.

Standardmäßig legt der Import neue Einträge an. Trägt eine Zeile eine Nummer, die es schon gibt (Kunden- bzw. Artikelnummer), wird der bestehende Eintrag stattdessen aktualisiert – so pflegst du viele Datensätze auf einmal, ohne jeden einzeln zu öffnen. Wie dieser Round-Trip sicher funktioniert (und warum eine leere Zelle nichts löscht), steht auf der eigenen Seite Aktualisieren (CSV).

In fünf Schritten

1. Vorlage herunterladen. Klick auf „Vorlage herunterladen”. Du bekommst eine CSV-Datei mit den richtigen Spaltenüberschriften und einer Beispielzeile.
2. In Excel ausfüllen. Öffne die Vorlage in Excel (oder einer anderen Tabellen-App), trage deine Einträge ein – eine Zeile pro Kunde bzw. Artikel – und speichere wieder als CSV. Pflicht ist bei Kunden nur der Name, bei Artikeln Bezeichnung und Preis.
3. Datei prüfen. Wähle deine ausgefüllte Datei aus und klick „Prüfen”. Dabei wird noch nichts gespeichert – du siehst zuerst eine Vorschau.
4. Vorschau kontrollieren und einzelne Zeilen bei Bedarf abwählen (siehe unten).
5. Importieren. Der Button zeigt, wie viele Einträge angelegt werden – z. B. „12 Kunde(n) importieren” bzw. „8 Artikel importieren”. Ein Klick, fertig.

Die Vorschau prüfen

Nach dem Prüfen siehst du alle Zeilen deiner Datei mit einem Häkchen je Zeile. Nur die angehakten werden importiert – so behältst du die Kontrolle:

• Neu – wird angelegt (Häkchen standardmäßig gesetzt). Willst du eine Zeile doch nicht anlegen, nimm einfach das Häkchen raus.
• Fehler – mit dieser Zeile stimmt etwas nicht (z. B. fehlender Name oder Preis). Der Grund steht in Klartext daneben; die Zeile lässt sich nicht importieren. Korrigier sie in Excel und importier die Datei erneut.
• Mögliches Duplikat – die Zeile ähnelt einem bereits vorhandenen Eintrag (bei Kunden z. B. gleiche E-Mail oder Anschrift, bei Artikeln eine sehr ähnliche Bezeichnung). Solche Zeilen sind zur Sicherheit abgewählt. Setz das Häkchen nur, wenn du den Eintrag trotzdem als neuen anlegen willst.
• Aktualisieren – die Kunden- bzw. Artikelnummer gibt es schon; die Zeile ändert den bestehenden Eintrag (Häkchen standardmäßig gesetzt). Daneben siehst du Feld für Feld, was sich ändert (alt → neu). Eine leere Zelle lässt das Feld unverändert – Details unter Aktualisieren (CSV).
• Übersprungen – dieselbe Nummer kommt innerhalb der Datei mehrfach vor; nur die erste Zeile wird verarbeitet.

Bei Artikeln zeigt die Vorschau zusätzlich die Spalte „Preis (erkannt)”. Trag Preise in deutscher Schreibweise ein – etwa 90,00 oder 1.234,56 – und kontrollier in der Vorschau, ob der Betrag stimmt (also z. B. wirklich 90,00 € und nicht 0,90 €), bevor du importierst. Das ist die häufigste Stelle für Zahlendreher.

Später nachschauen: die Historie

Unter dem Import findest du die Import-Historie – eine Liste deiner letzten Importe mit „angelegt / aktualisiert / übersprungen / Fehler”. Läufe mit übersprungenen oder fehlerhaften Zeilen kannst du aufklappen: Dort steht je Zeile die Zeilennummer und der Grund. So siehst du auch am nächsten Tag noch, welche Zeile du in deiner Datei ausbessern und neu importieren musst. Die Einträge stehen dir eine Weile zur Verfügung und werden danach automatisch aufgeräumt.

Falsch importiert?

Ein versehentlich importierter Kunde oder Artikel, auf den noch kein Beleg verweist, lässt sich auf seiner Detailseite wieder löschen. Sobald ein Eintrag in einem Beleg verwendet wurde, kannst du ihn – wie sonst auch – nur noch deaktivieren (die Buchführung bleibt nachvollziehbar). → Kunden · Artikel