Bankimport & Zahlungsabgleich

Statt jede eingegangene Zahlung einzeln von Hand zu erfassen, lädst du deinen Kontoauszug hoch. flstr liest die Zahlungseingänge und gleicht sie automatisch mit deinen offenen Rechnungen ab – und markiert die getroffenen Rechnungen als bezahlt. Bei vielen Rechnungen im Monat spart das die meiste Handarbeit.

Wichtig ist das Prinzip: flstr verbucht nur, was eindeutig ist, automatisch. Wo es unsicher ist, fragt es dich, statt eine Zahlung der falschen Rechnung zuzuordnen. Die Kontrolle bleibt bei dir.

1. Kontoauszug exportieren (drei Formate)

Fast jede Bank bietet im Online-Banking einen Umsatz- oder Kontoauszug-Export an. flstr versteht drei Formate:

• CAMT.053 (eine XML-Datei) – das beste Format. Es trägt den Verwendungszweck strukturiert, sodass flstr die Rechnungsnummer zuverlässig findet. Wähle dieses, wenn deine Bank es anbietet (fast alle deutschen Banken tun das, oft „CAMT” oder „ISO 20022“).
• MT940 (eine Textdatei) – der klassische Bank-Standard. Funktioniert gut; der Verwendungszweck ist etwas weniger strukturiert als bei CAMT.
• CSV (Tabelle) – je nach Bank unterschiedlich aufgebaut. Geht auch, verlangt aber eventuell einen kurzen Zuordnungs-Schritt beim Hochladen (siehe unten).

Eine bank­spezifische Klick-Anleitung geben wir hier bewusst nicht (zu viele Banken). Such im Online-Banking nach „Umsätze exportieren“ oder „Kontoauszug / CAMT / MT940“ und wähle den gewünschten Zeitraum.

2. Hochladen

Öffne in der App Finanzen › Bankimport und lade die Datei hoch. flstr erkennt das Format automatisch (CAMT.053, MT940 oder CSV) und liest die Zahlungseingänge aus. Abbuchungen und Ausgaben werden ignoriert – abgeglichen werden nur die eingehenden Gutschriften.

CSV: Spalten zuordnen

Wird bei einer CSV das Format nicht sicher erkannt, zeigt flstr einen kurzen Zuordnungs-Schritt: Du sagst, welche Spalte der Betrag, das Datum und der Verwendungszweck ist (optional auch der Name des Zahlers). Danach läuft der Abgleich wie bei den anderen Formaten. Bei CAMT.053 und MT940 entfällt dieser Schritt.

3. Die Ampel verstehen

Nach dem Hochladen bekommt jeder Zahlungseingang eine Ampel-Farbe. Sie sagt dir, wie sicher sich flstr bei der Zuordnung ist:

🟢 Grün – „Sicher“

flstr hat die Zahlung eindeutig einer offenen Rechnung zugeordnet – z. B. weil die Rechnungsnummer im Verwendungszweck steht und der Betrag passt, oder weil Betrag und Kundenname eindeutig zu genau einer offenen Rechnung führen. Solche Zahlungen kannst du direkt verbuchen. Mit „Alle sicheren verbuchen“ übernimmst du sie in einem Schritt für den ganzen Auszug.

🟢 Sammelüberweisung

Zahlt ein Kunde mehrere Rechnungen mit einer Überweisung – der Betrag entspricht der Summe mehrerer offener Rechnungen, oder deren Nummern stehen gemeinsam im Verwendungszweck –, ordnet flstr die Zahlung allen betroffenen Rechnungen gemeinsam zu. Sie werden zusammen als bezahlt markiert; der Zahlungs­nachweis verweist auf dieselbe Überweisung.

🟠 Orange – „Prüfen“

flstr ist sich nicht sicher und legt dir die Zahlung zur Prüfung vor. Typische Gründe: Der Betrag weicht ab (eine Teilzahlung? ein Skonto-Abzug?), mehrere offene Rechnungen haben denselben Betrag, oder die Rechnungsnummer fehlt/passt nicht. Du siehst die Vorschläge, prüfst kurz und wählst die richtige Rechnung – dann wird verbucht.

⚪ Grau – „Keine Zuordnung“

Zu diesem Eingang wurde keine passende offene Rechnung gefunden. Du kannst ihn von Hand einer Rechnung zuordnen oder ignorieren – etwa, wenn es gar keine Rechnungszahlung ist (z. B. eine private Einzahlung oder eine Erstattung).

4. Bessere Zuordnung: Rechnungsnummer im Verwendungszweck

Je mehr Zahlungen direkt auf „grün“ landen, desto weniger musst du von Hand prüfen. Der wirksamste Hebel: Deine Kunden sollen die Rechnungsnummer als Verwendungszweck angeben.

Genau dazu fordert jede von flstr erzeugte Rechnung den Kunden auf – auf dem PDF steht der Hinweis „Bitte geben Sie die Rechnungsnummer als Verwendungszweck an“, und die Nummer ist zusätzlich maschinenlesbar in der E-Rechnung hinterlegt. Kommt die Nummer auf dem Auszug an, ist die Zuordnung eindeutig – die Zahlung erscheint grün.

5. Rückgängig machen

Hast du eine Zahlung der falschen Rechnung zugeordnet, kannst du die Zuordnung rückgängig machen. flstr bucht die Zahlung dann nicht einfach weg, sondern erzeugt einen Gegen-Eintrag (eine Storno-Buchung) – die ursprüngliche Zahlung bleibt als Tatsache erhalten, und die Rechnung ist wieder offen. Das ist dasselbe, revisionssichere (GoBD-konforme) Vorgehen wie beim Stornieren einer von Hand erfassten Zahlung: nie löschen, sondern gegenbuchen.

6. Offene Transaktionen bleiben liegen

Ein oranger oder grauer Eingang, den du gerade nicht klären kannst – weil du erst beim Kunden nachfragen willst –, bleibt in der Liste, bis du ihn zuordnest oder ignorierst. Du kannst ihn also später in Ruhe erledigen; nichts geht verloren, und nichts wird ungefragt verbucht.

7. Historie

Unter Bankimport siehst du, welche Auszüge du wann importiert hast und wie viele Transaktionen darin noch offen, zugeordnet oder ignoriert sind. So behältst du den Überblick, welcher Auszug schon abgearbeitet ist.

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