Mahnwesen

Wenn eine Rechnung überfällig wird, mahnst du sie – in Stufen (Zahlungserinnerung → 1. Mahnung → 2. Mahnung), mit optionaler Mahngebühr je Stufe. Du kannst jede Rechnung von Hand mahnen, oder den automatischen Mahnlauf aktivieren, der die fälligen Rechnungen täglich findet – und sie dir zur Freigabe vorlegt, statt sie ungefragt zu versenden.

Das Wichtigste vorweg: der Automat verschickt nichts von selbst. Er sammelt und benachrichtigt; du prüfst und gibst frei. Die Kontrolle bleibt bei dir – eine Mahnung ist raus und lässt sich nicht zurückholen.

1. Die Mahnstufen

Das Mahnwesen kennt drei Stufen, im Ton eskalierend:

1. Zahlungserinnerung – der freundliche Hinweis (oft gebührenfrei).
2. 1. Mahnung – die erste förmliche Mahnung.
3. 2. Mahnung – die letzte Stufe im Werkzeug.

Nach der 2. Mahnung folgt kein weiterer automatischer Schritt – das gerichtliche Mahnverfahren bzw. Inkasso liegt außerhalb von flstr. Bis dahin bleibt die Rechnung offen sichtbar.

2. Konfiguration (Gebühren & Fristen)

Unter Finanzen › Mahnwesen legst du fest (nur Inhaber/Admin):

• Mahngebühr je Stufe – ein fixer Betrag (z. B. 0 € / 5 € / 10 €). Die Gebühr steht auf der Mahnung, nie auf der Rechnung selbst (die bleibt unveränderlich).
• Fristen – wann die nächste Stufe fällig wird: die Tage nach Fälligkeit bis zur Zahlungserinnerung, dann die Abstände bis zur 1. und 2. Mahnung.
• Zahlfrist der Mahnung – bis wann der Kunde nach der Mahnung zahlen soll.

3. Manuell mahnen

In der Liste der überfälligen Rechnungen wählst du eine Rechnung und klickst „Mahnen”. Du siehst vorher, was rausgeht: die Stufe, die Gebühr und die E-Mail-Adresse des Kunden. Nach der Bestätigung erzeugt flstr das Mahn-PDF und versendet es per E-Mail (mit der Mahnung im Anhang).

• Sammelmahnung: Hat ein Kunde mehrere überfällige Rechnungen derselben Stufe, fasst du sie zu einer Mahnung zusammen (ein Schreiben, eine Mahngebühr).
• Der manuelle Weg ist bewusst nachsichtig: Du kannst auch eine gerade erst fällige Rechnung mahnen (mit Hinweis) – du entscheidest. Die automatischen Sicherungen (unten) schützen nur den Automaten.

4. Der automatische Mahnlauf + das Freigabe-Tor

Das Herzstück – und der Teil mit den meisten Sicherungen, weil eine falsch verschickte Mahnung eine echte Geschäftsbeziehung beschädigt.

So läuft er ab:

1. Du aktivierst den Automaten bewusst (Opt-in; standardmäßig aus).
2. flstr prüft täglich, welche Rechnungen für die nächste Stufe fällig sind.
3. Gibt es fällige, wirst du benachrichtigt – der Automat versendet nichts.
4. Du öffnest die Freigabe-Liste, prüfst sie und gibst frei (alle, oder einzelne abwählen). Erst jetzt gehen die Mahnungen raus.

Die Bankabgleich-Warnung

Nutzt du den Bankimport und ist dein letzter Abgleich alt (älter als etwa eine Woche), zeigt die Freigabe-Liste eine Warnung: Es könnten Zahlungen fehlen, die diese Mahnungen gegenstandslos machen. Der Rat: erst den Bankabgleich aktualisieren, dann freigeben. Die Warnung informiert nur – sie blockiert nichts (nutzt du keinen Bankimport, erscheint sie nicht).

5. Ausnahmen – „nicht automatisch mahnen”

Manche Rechnungen oder Kunden sollen vom Automaten verschont bleiben:

• Je Rechnung (z. B. bei vereinbarter Ratenzahlung oder einem Streitfall): in der Mahn-Liste auf „Automat aus”.
• Je Kunde (z. B. aus Kulanz oder Sonderabsprache): auf der Kundenseite den Schalter „Nicht automatisch mahnen”.

Beide Ausnahmen gelten nur für den Automaten. Von Hand bleiben diese Rechnungen jederzeit mahnbar – du entscheidest im Einzelfall.

6. Die Mahn-Historie

Zu jeder Rechnung siehst du, welche Mahnung wann rausging: die Stufe, die Gebühr, der Empfänger und der Zustellstatus. Kam eine Mahn-E-Mail nicht an (Bounce), ist das sichtbar – dann prüfst du die Adresse oder gehst dem Kunden anders nach.