DATEV-Export

Mit dem DATEV-Export übergibst du deine Rechnungen an die Steuerberatung, ohne dass dort jemand abtippen muss. Du findest ihn auf der Seite Datenübergabe (Konto → Datenübergabe): Zeitraum wählen, Format wählen, herunterladen.

Es gibt zwei Formate – welche dein Steuerbüro möchte, klärst du am besten kurz dort:

• Buchungsstapel (EXTF) – eine CSV-Datei mit den fertigen Buchungen, zum Import in die DATEV-Buchführung.
• Gesamtexport (Belegpaket) – ein ZIP mit Belegbildern (PDF) plus Buchungsdaten, für „DATEV Unternehmen online”.

Einmal einrichten: DATEV-Einstellungen

Unter Konto → DATEV hinterlegst du, was dein Steuerbüro dir nennt: Kontenrahmen (SKR 03 oder SKR 04), Berater- und Mandantennummer, Beginn des Wirtschaftsjahres. Ohne eigene Angaben nutzt flstr gängige Standardkonten.

Diese Seite darf auch deine Steuerberatung selbst pflegen – es ist die einzige Stelle, an der ihr Zugang schreiben darf.

Feiner steuern kannst du optional:

• ein eigenes Erlöskonto je Artikel – auf der Artikel-Detailseite
• ein eigenes Debitorenkonto je Kunde – auf der Kunden-Detailseite (sonst gilt das Sammel-Debitorenkonto)

Was der Export ehrlich meldet

Nicht jede Rechnung lässt sich automatisch verbuchen. Rechnungen mit Auslands-Steuerfällen (Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr) sowie – im Belegpaket – Storno und Gutschriften werden nicht stillschweigend falsch gebucht, sondern beim Export klar gemeldet: Du bekommst die Rechnungsnummern genannt, das Belegbild ist trotzdem dabei, und deine Steuerberatung bucht diese Fälle von Hand. XRechnungen haben kein PDF und fehlen daher im Belegpaket (im Buchungsstapel sind sie enthalten).

Vor dem ersten echten Einsatz: Testimport

Lass deine Steuerberatung den allerersten Export testweise importieren, bevor ihr euch auf den Ablauf verlasst. So stellt ihr sicher, dass Kontenrahmen und Konten zu eurer Buchführung passen – danach ist es Routine.