Herunterladen & Versenden

Sobald eine Rechnung festgeschrieben ist, kannst du sie herunterladen oder direkt per E-Mail versenden – beides oben auf der Rechnungsseite, in allen Tarifen. Entwürfe lassen sich nicht versenden.

Herunterladen

„PDF herunterladen” bzw. „XML herunterladen” (oben auf der Rechnungsseite) gibt dir die maßgebliche Datei: bei ZUGFeRD und PDF das PDF-Dokument, bei XRechnung die XML-Datei. Du verschickst sie dann selbst – per Mail, Portal-Upload oder wie dein Kunde es braucht.

Per E-Mail versenden

Im Bereich „Per E-Mail senden” auf der Rechnungsseite ist die Empfänger-Adresse aus den Kundendaten vorbefüllt; Betreff und Text kannst du anpassen. „E-Mail senden” schickt die Rechnung ab – die Datei hängt automatisch an.

Die E-Mail trägt deinen Firmennamen als Absender, und Antworten deines Kunden landen direkt in deinem Postfach. Wie die E-Mail aussieht (Farbe, Logo, Standardtexte), stellst du einmalig im E-Mail-Design ein.

Die Zustellhistorie

Unter der Rechnung („Zustellhistorie”) siehst du jeden Versandversuch mit Zeitpunkt und Status – zum Beispiel „Versendet”, „Versand fehlgeschlagen” oder „Nicht zugestellt”, wenn die Adresse nicht erreichbar war. So hast du einen Nachweis, wann welche Rechnung rausging, und merkst es, wenn etwas hakt.

Schlägt ein Versand fehl, steht direkt an dem Eintrag der Button „Wiederholen”: Er startet einen neuen Versandversuch als eigenen Eintrag in der Historie – der fehlgeschlagene bleibt als Nachweis stehen. Prüfe vorher kurz die Empfänger-Adresse; oft ist ein Tippfehler die Ursache. (Wiederholen können alle, die auch versenden dürfen.)

Ein ehrlicher Hinweis: „Versendet” heißt abgeschickt – ob dein Kunde die Mail geöffnet hat, kann dir kein System sicher sagen. Bei wichtigen Rechnungen lohnt im Zweifel eine kurze Nachfrage.

Eigene Absenderadresse (eigener E-Mail-Server)

Standardmäßig versendet flstr über die eigene Plattform – mit deinem Firmennamen als Absender und deiner Adresse als Antwortadresse. Wer möchte, kann stattdessen den eigenen E-Mail-Server hinterlegen (Bereich Konto → „Einstellungen”, Option „Eigener SMTP-Server”): Die Rechnungen kommen dann komplett von deiner eigenen Domain; die Zugangsdaten speichert flstr verschlüsselt. Mit der Test-E-Mail auf derselben Seite prüfst du die Einstellungen gefahrlos, bevor die erste echte Rechnung rausgeht.

Bevor du umstellst, eine ehrliche Konsequenz: Mit eigenem Server sieht flstr die E-Mail nach dem Abschicken nicht mehr. Zustellprobleme – etwa eine nicht erreichbare Empfängeradresse – tauchen dann nicht in der Zustellhistorie auf, sondern nur als Fehlermeldung in deinem Postfach. Du übernimmst das Nachhalten selbst. Beim Standardversand kann flstr solche Rückläufer erkennen und dir im Protokoll anzeigen. Für die meisten ist der Standardversand deshalb die bessere Wahl – die eigene Domain lohnt sich vor allem, wenn deine Kunden strikt auf den Absender achten.