Aktualisieren (CSV-Round-Trip)
Du willst nicht jeden Kunden oder Artikel einzeln in der App bearbeiten, sondern viele bestehende Einträge auf einmal ändern – etwa neue Zahlungsziele, korrigierte Anschriften oder angepasste Preise? Dann nutzt du den Round-Trip: aktuelle Daten exportieren, in Excel ändern, wieder importieren. flstr erkennt jeden Datensatz an seiner Nummer wieder und aktualisiert ihn – statt ihn neu anzulegen.
Der reine Import (neue Einträge anlegen) und dieser Round-Trip (bestehende ändern) sind derselbe Import – der Unterschied ist nur, ob die Nummer schon existiert.
In sieben Schritten
- Exportieren. In der Kunden- bzw. Artikel-Liste klickst du auf „Exportieren”. Du bekommst eine CSV-Datei mit deinen aktuellen Daten – im selben Format wie die Import-Vorlage.
- In Excel öffnen. Die Datei öffnet mit korrekten Umlauten (ä, ö, ü, ß), weil sie als UTF-8 mit Kennung gespeichert ist.
- Ändern. Trag in den Feldern, die du aktualisieren willst, die neuen Werte ein.
- Die Nummern-Spalte NICHT anfassen – die Spalte Kundennummer bzw. Artikelnummer. Sie ist der Schlüssel (siehe Kasten unten).
- Als CSV speichern. Behalte das Format bei: CSV, Semikolon-getrennt. Am einfachsten: „Speichern” und das CSV-Format bestätigen.
- Importieren. In der Liste auf „Importieren”, Datei wählen, „Prüfen”. Die Vorschau zeigt je Zeile, was sich ändert – Feld für Feld als alt → neu.
- Prüfen und importieren. Zeilen mit einer bestehenden Nummer stehen als „Aktualisieren” und sind vorausgewählt; den Diff siehst du direkt daneben. Ein Klick übernimmt die Änderungen.
In der Vorschau steht oben eine Zusammenfassung – z. B. „3 neu · 12 aktualisieren“. Nach dem Import meldet flstr „… angelegt, … aktualisiert“.
Der wichtigste Punkt dieser Seite. Eine leere Zelle lässt das Feld UNVERÄNDERT – sie löscht es NICHT.
Wenn du in einer Zeile eine Zelle leer lässt, bleibt der bisherige Wert erhalten. Der Import überschreibt nur die ausgefüllten Felder. Das schützt dich davor, beim Bearbeiten aus Versehen Daten zu verlieren – eine leere Zelle (ob absichtlich oder übersehen) überschreibt nie einen bestehenden Wert.
Beispiel: Ein Kunde hat die Telefonnummer 040-123. Du importierst eine aktualisierte Datei,
in der die Telefon-Zelle leer ist → die Nummer 040-123 bleibt erhalten.
Ein Feld tatsächlich leeren kannst du deshalb nur direkt in der App (auf der Detailseite des Kunden/Artikels), nicht über den Import.
Die Nummern-Spalte ist der Schlüssel – lass sie unverändert.
Die Spalte Kundennummer bzw. Artikelnummer ist der Wert, über den flstr den Datensatz wiedererkennt. Änderst du eine Nummer, wird der falsche Datensatz aktualisiert oder ein neuer angelegt. Die Nummern stammen aus dem Export – sie sind bereits korrekt, also fass sie nicht an.
Einträge ohne Nummer (leere Nummern-Zelle) lassen sich nicht aktualisieren – sie würden als neue Datensätze angelegt. Die Vorschau weist dich darauf hin (als mögliches Duplikat, zur Sicherheit abgewählt). Willst du so einen Eintrag per Round-Trip pflegen, vergib ihm in Excel eine Nummer.
Gut zu wissen – warum das sicher ist
Der Round-Trip erkennt Datensätze ausschließlich an der Nummer – nie über Namen oder E-Mail-Ähnlichkeit. So wird nie „aus Versehen“ der falsche Eintrag getroffen. Und weil die Nummern aus dem Export stammen, kannst du dich beim Wiedererkennen nicht vertippen.
Zusammen mit der Leave-Regel (leere Zelle = unverändert) heißt das: Ein Re-Import derselben, unveränderten Datei ändert nichts – jede Zeile steht dann als „keine Änderung“. Du kannst also gefahrlos exportieren, ein einzelnes Feld ändern und wieder importieren.