Aufbewahrung & Löschung

Zwei Dinge vorweg, die Sicherheit geben: Deine festgeschriebenen Rechnungen liegen in flstr unveränderlich und gegen Löschen geschützt – und sie gehören trotzdem dir: Du kannst sie jederzeit vollständig exportieren.

Wer bewahrt auf – du oder flstr?

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Rechnungen liegt bei dir als Unternehmer – sie gilt mehrere Jahre (je nach Belegart acht bis zehn; die genaue Frist für deinen Fall kennt deine Steuerberatung). flstr ist dabei dein Werkzeug: Es erzeugt die Belege korrekt, hält sie unveränderlich vor und gibt sie dir als geprüftes Paket für deine eigene Langzeit-Ablage (z. B. DATEV Unternehmen online). flstr gibt kein eigenes „Wir archivieren zehn Jahre für dich”-Versprechen ab – das wäre unehrlich, denn die Pflicht bleibt rechtlich bei dir. Ehrlicher Rat: Exportiere regelmäßig und lege die Pakete bei dir ab.

„Ich habe doch ein Löschrecht?” – DSGVO trifft Aufbewahrungspflicht

Die häufigste Frage zu diesem Thema, und sie verdient eine klare Antwort: Ja, die DSGVO gibt ein Löschrecht – aber es gilt nicht für Daten, die du gesetzlich aufbewahren musst. Die DSGVO selbst nimmt Aufbewahrungspflichten ausdrücklich aus. Eine festgeschriebene Rechnung kann deshalb nicht auf Zuruf gelöscht werden, solange die Frist läuft – bei keinem rechtskonformen Rechnungssystem. Das ist Gesetz, keine flstr-Eigenheit.

Was geht, ist deshalb kein Widerspruch, sondern die vorgesehene Arbeitsteilung:

Personenbezogene Daten außerhalb der Belege (Kundenstamm, dein Konto) können anonymisiert oder gelöscht werden – die DSGVO-Werkzeuge tun genau das und lassen die Belege unberührt.
Die Belege selbst löschst du kontrolliert: erst exportieren, dann die Ablage bestätigen, dann löschen (nächster Abschnitt).

Belege endgültig löschen – der kontrollierte Weg

Auf der Seite Datenübergabe findest du den Bereich „Belege endgültig löschen” (nur für Inhaber und Admins). Er führt dich in festen Schritten:

Exportieren – ein vollständiges, geprüftes Paket herunterladen.
„Ablage bestätigen” – du erklärst verbindlich, die Belege im eigenen System abgelegt zu haben (die Erklärung wird revisionssicher protokolliert).
Endgültig löschen – erst jetzt lassen sich die Belege dieses Exports unwiderruflich aus flstr entfernen.

So ist ausgeschlossen, dass Belege verschwinden, bevor sie nachweislich bei dir angekommen sind.

Wenn du dein Konto löschst

Deine Belege werden bei der Kontolöschung nicht sofort mitgelöscht – das wäre ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht. Stattdessen: Hast du vorher exportiert und die Ablage bestätigt, werden sie nach 30 Tagen kontrolliert gelöscht; andernfalls spätestens nach 180 Tagen durch den Betreiber. Die Fristen stehen so auch im AVV.

Gut zu wissen – der rechtliche Rahmen in kurz

Das Löschrecht steht in Art. 17 DSGVO – und direkt darunter (Absatz 3) die Ausnahme: Es gilt nicht, soweit die Verarbeitung „zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung” nötig ist. Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen aus dem Steuerrecht ist genau so eine Verpflichtung. Beide Gesetze widersprechen sich also nicht – die DSGVO hat den Fall mitgedacht.

Technisch setzt flstr das wörtlich um: Festgeschriebene Belege werden in einem Speicher abgelegt, der Änderungen und Löschungen blockiert – selbst Administratoren können daran nicht vorbei. Der kontrollierte Lösch-Weg ist der einzige, und er verlangt den Nachweis der Übergabe zuerst. Jeder Schritt landet im unveränderlichen Audit-Log.