Steuerfall wählen
Der Steuerfall legt fest, ob und wie Umsatzsteuer auf deiner Rechnung ausgewiesen wird. Für die allermeisten Rechnungen ist die Antwort einfach: Regelbesteuerung – sie ist vorausgewählt, und du musst hier nichts tun.
Ein Sonderfall ist nur dann richtig, wenn er wirklich zutrifft. Diese Seite hilft dir bei der Einordnung.
Welcher Fall trifft auf dich zu?
Regelbesteuerung – der Normalfall. Du weist Umsatzsteuer aus: 19 % oder ermäßigt 7 % (z. B. für bestimmte Lebensmittel, Bücher, Kunst). Wähle dies, wenn keiner der folgenden Fälle zutrifft.
Kleinunternehmer (§ 19 UStG) – du hast im Vorjahr wenig Umsatz gemacht und beim Finanzamt die Kleinunternehmerregelung gewählt. Dann weist du keine Umsatzsteuer aus. Diesen Fall wählst du nicht pro Rechnung: Er wird automatisch gesetzt, sobald dein Unternehmensprofil als Kleinunternehmer markiert ist – und ist dann auch nicht abwählbar, damit keine fehlerhafte Rechnung mit Steuerausweis entsteht.
Steuerfrei (§ 4 UStG) – deine Leistung selbst ist von der Umsatzsteuer befreit, etwa im Heil-, Bildungs- oder Finanzbereich. Du gibst die konkrete Befreiung als Hinweis auf der Rechnung an.
Reverse Charge (§ 13b UStG) – du erbringst bestimmte Leistungen an ein anderes Unternehmen (häufig: ins EU-Ausland verkaufte Dienstleistungen), und der Empfänger schuldet die Steuer statt dir. Du stellst 0 % in Rechnung und brauchst zwingend die USt-IdNr. des Empfängers.
Innergemeinschaftliche Lieferung – du lieferst Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land. Steuerfrei, wenn dir die USt-IdNr. des Empfängers vorliegt.
Ausfuhr / Drittland (§ 6 UStG) – du lieferst Waren in ein Land außerhalb der EU. Steuerfrei als Ausfuhrlieferung.
Die drei Auslandsfälle einblenden
Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung und Ausfuhr sind in der Auswahl zunächst ausgeblendet – so bleibt das Formular für den Normalfall übersichtlich. Wenn du sie brauchst: Konto → DATEV → „Steuerliche Sonderfälle aktivieren” (ab Basic).
Was flstr dir abnimmt
Mit der Wahl des Steuerfalls setzt flstr die Umsatzsteuer auf deinen Positionen automatisch passend – bei allen Fällen außer der Regelbesteuerung auf 0 %. Der Pflichthinweis, der bei jedem Sonderfall auf die Rechnung gehört, wird dir vorformuliert eingesetzt. Und beim Festschreiben wird geprüft, dass nichts fehlt – etwa die USt-IdNr. des Empfängers bei Reverse Charge.
Brauchst du in einer Rechnung gemischte Steuersätze (z. B. 19 % und 7 %), regelst du das je Position: → USt-Kategorie je Position
Übrigens: Du kannst den Steuerfall auch als Voreinstellung an einem Kunden oder Artikel hinterlegen – neue Rechnungen an diesen Kunden starten dann gleich mit dem richtigen Fall.
Gut zu wissen – warum 0 % nicht gleich 0 % ist
Mehrere Steuerfälle führen zwar zum selben Ergebnis auf der Rechnung – keine Umsatzsteuer –, aber aus verschiedenen rechtlichen Gründen: Beim Kleinunternehmer bist du von der Erhebung befreit, bei § 4 ist es die Leistung, bei Reverse Charge wandert die Steuerschuld zum Empfänger, bei Auslandslieferungen greift das Bestimmungsland. Deshalb verlangt das Gesetz für jeden Fall einen eigenen Hinweis auf der Rechnung – und deshalb ist die richtige Wahl wichtiger als der bloße Betrag.
Bei Geschäften ins EU-Ausland lohnt es sich, die USt-IdNr. deines Kunden vorab zu prüfen – flstr bietet dafür die offizielle EU-Abfrage (VIES) direkt beim Kunden an.
Die Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) – relevant etwa für Gebrauchtwarenhandel – unterstützt flstr bewusst noch nicht, statt sie unsauber abzubilden.
Steuerfälle haben rechtliche Folgen für dich und deinen Kunden. Wenn du unsicher bist, ob ein Sonderfall auf dich zutrifft: kurz mit deiner Steuerberatung sprechen – einmal geklärt, bleibt es meist dauerhaft gleich.