Welche Steuer-Kennung brauche ich?
Auf jeder Rechnung muss eine steuerliche Kennung deines Unternehmens stehen – sonst lässt sie sich nicht festschreiben. Es gibt drei mögliche Kennungen, aber die gute Nachricht vorweg: Eine einzige genügt. Die übrigen Felder leer zu lassen ist kein Versäumnis.
Die Entscheidung in einer Frage
Stellst du Rechnungen an Geschäftskunden in anderen EU-Ländern?
Gemeint ist Verkauf an Firmen im EU-Ausland – nicht an Privatkunden, nicht im Inland.
- Nein (Inland, Privatkunden): Deine Steuernummer vom Finanzamt genügt. Das ist der Normalfall – auch für Kleinunternehmer.
- Ja (Geschäftskunden im EU-Ausland): Du brauchst eine USt-IdNr. – die bekommst du kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern.
Im Zweifel: kurz die Steuerberatung fragen. Einmal geklärt, trägst du die Kennung ein und denkst nie wieder darüber nach.
Die drei Kennungen im Klartext
Steuernummer
Die Nummer, die dir dein Finanzamt vergeben hat. Für Rechnungen im Inland der Normalfall – du hast sie ohnehin.
USt-IdNr.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Format z. B. DE123456789). Sie ist
Pflicht, sobald du an Geschäftskunden im EU-Ausland verkaufst – etwa bei
Reverse Charge oder innergemeinschaftlicher Lieferung.
Hast du bereits eine, kannst du sie auch für reine Inlandsrechnungen nutzen.
Verkäuferkennung
Der seltene Fallback: eine sonstige Kennung deines Unternehmens (z. B. deine Lieferantennummer beim Kunden). Nur relevant, wenn du weder Steuernummer noch USt-IdNr. eintragen kannst.
Wo du sie einträgst
Im Unternehmensprofil, Bereich Steuer – drei Felder, du füllst eines. Fehlt jede Kennung, meldet flstr es beim Festschreiben klar: „Dem Rechnungssteller fehlt eine eindeutige Kennung” – mit dem Hinweis, wo du sie nachträgst.
Gut zu wissen – was hinter der Pflicht steckt
Das europäische E-Rechnungs-Format verlangt, dass der Rechnungssteller maschinenlesbar eindeutig identifizierbar ist – Software beim Empfänger und Prüfsysteme müssen ohne Rückfrage wissen, von wem die Rechnung stammt.
Eine Feinheit nimmt dir flstr dabei ab: Das Format behandelt die deutsche Steuernummer eigentlich nur als Zusatzangabe, nicht als vollwertige Kennung. flstr sorgt beim Erzeugen der E-Rechnung automatisch dafür, dass deine Steuernummer an der Stelle steht, die die Prüfung als Kennung anerkennt – du musst dafür nichts tun und keine USt-IdNr. beantragen, wenn du keine brauchst.
Noch ein praktischer Gedanke: Manche tragen bewusst die USt-IdNr. statt der Steuernummer auf Rechnungen ein, weil die Steuernummer eine direkte Verbindung zu deinem Finanzamtskonto ist. Beides ist zulässig – wenn du eine USt-IdNr. hast, spricht nichts dagegen, sie zu verwenden.