Kunden
Im Kundenstamm speicherst du deine Kunden einmal – und musst ihre Daten nie wieder abtippen. Jede neue Rechnung, jedes Angebot an denselben Kunden startet dann mit fertiger Anschrift und deinen Vorgaben.
Schon eine Kundenliste in Excel? Mit dem CSV-Import legst du sie in einem Rutsch an, statt jeden Kunden einzeln zu tippen.
Kunde anlegen
Unter Kunden → Neu genügt der Firmenname; alles Weitere ist optional:
- Anschrift und Kontaktdaten – werden in Belege übernommen
- USt-IdNr. – wichtig für Auslandsfälle wie Reverse Charge; in der Rechnung kannst du sie per Klick gegen das offizielle EU-Register prüfen („VIES prüfen”)
- Kundennummer – deine eigene, frei wählbar
- Vorgaben: Zahlungsziel und Steuerfall – neue Belege an diesen Kunden starten damit vorbelegt
- Notizen – nur für dich, erscheinen nie auf Belegen
Kunden in Belegen verwenden
In jedem Belegformular (Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein) suchst du im Empfänger-Bereich einfach nach Name, Ort oder Kundennummer – die Treffer erscheinen beim Tippen, ein Klick füllt alle Felder vor.
Es geht auch andersherum: Hast du einen Empfänger direkt in der Rechnung eingetippt, übernimmst du ihn mit „Als Kunde speichern” in den Kundenstamm. Und von der Kunden-Detailseite startest du mit „Neue Rechnung” direkt einen vorbefüllten Entwurf.
Kundendaten ändern
Änderungen am Kunden (neue Anschrift, anderes Zahlungsziel) wirken auf künftige Belege. Bereits festgeschriebene Rechnungen behalten die Daten, mit denen sie gestellt wurden.
Löschen oder deaktivieren?
Ob du einen Kunden löschen oder nur deaktivieren kannst, hängt davon ab, ob schon ein Beleg auf ihn verweist:
- Noch in keinem Beleg verwendet – dann kannst du ihn auf seiner Detailseite endgültig löschen (Schaltfläche „Löschen”). Praktisch etwa bei einem versehentlich angelegten oder importierten Kunden: es hängt nichts dran, also darf er ganz verschwinden.
- In einer Rechnung, einem Angebot oder Vorgang verwendet – dann kannst du ihn nur noch deaktivieren. Er verschwindet aus der Suche, bleibt aber für die bestehenden Belege erhalten.
Verlangt ein Kunde die Löschung seiner Daten nach DSGVO, obwohl schon Rechnungen an ihn bestehen, nutzt du die Anonymisierung auf seiner Detailseite (siehe unten). → Deine DSGVO-Rechte
Gut zu wissen – warum belegte Kunden nicht gelöscht werden
Deine festgeschriebenen Rechnungen verweisen auf die Kunden, an die sie gestellt wurden. Würde der Kundensatz gelöscht, wäre dein Belegbestand nicht mehr nachvollziehbar – das widerspräche den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.
Für Datenschutz-Anfragen gibt es deshalb die Anonymisierung: Die persönlichen Daten im Kundenstamm werden entfernt, die bereits gestellten Rechnungen bleiben unverändert – so sind DSGVO und Buchführungspflicht beide erfüllt.