USt-Kategorie je Position

Jede Rechnungsposition trägt eine USt-Kategorie und daneben einen Steuersatz. Die Kategorie sagt, wie die Zeile steuerlich behandelt wird; der Satz sagt, mit wie viel Prozent. Beides wählst du im Klartext – die technischen Codes für das E-Rechnungs-Format setzt flstr automatisch.

Meist musst du hier gar nichts tun: Der Steuerfall der Rechnung stellt die Positionen automatisch passend ein. Die Felder je Position brauchst du nur, wenn einzelne Zeilen abweichen sollen.

Welche Kategorie wähle ich?

Standardmäßig stehen zwei Kategorien zur Auswahl – sie decken die allermeisten Rechnungen ab:

• Regelsatz – die Position wird normal versteuert. Den Prozentsatz wählst du daneben: 19 % oder ermäßigt 7 %. So bildest du auch gemischte Rechnungen ab, etwa Beratung (19 %) plus Buchverkauf (7 %) – einfach je Position den passenden Satz.
• Steuerfrei (§ 4 / § 19) – die Position trägt keine Umsatzsteuer, weil die Leistung befreit ist oder du Kleinunternehmer bist. Der Satz steht dann auf 0 %.

Brauchst du ausnahmsweise einen anderen Satz als 19/7/0 % (etwa den 16-%-Satz aus 2020 für eine alte Korrektur), aktiviere in den DATEV-Einstellungen „Freie Eingabe von Umsatzsteuersätzen aktivieren” – dann wird das Satz-Feld frei beschreibbar.

Weitere Kategorien für Auslandsgeschäfte (Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr) sind zunächst ausgeblendet und erscheinen erst, wenn du die Sonderfälle aktivierst – wie das geht und wann sie zutreffen: → Steuerfall wählen

Warum ist die Kategorie ausgegraut?

Sind die USt-Felder gesperrt und stehen fest auf „steuerfrei, 0 %”, ist dein Unternehmensprofil als Kleinunternehmer (§ 19) markiert. Das ist kein Fehler, sondern eine Schutzfunktion: Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen, und flstr macht den Fehler gar nicht erst möglich. Was dahintersteckt und wie du den Status änderst: → Kleinunternehmer

Mengeneinheit

Die Mengeneinheit jeder Position (z. B. Stück, Stunde, Pauschale, Tag) wählst du aus einer Liste in Klartext. Den zugehörigen technischen Code, den das E-Rechnungs-Format verlangt, setzt flstr automatisch – Tippfehler, an denen die Prüfung scheitern könnte, sind damit ausgeschlossen.

Für die Buchhaltung: BU-Schlüssel am Artikel

Nutzt du den DATEV-Export, genügt für den Normalfall (19 % / 7 %) die Automatik – flstr setzt die Buchungsschlüssel selbst. Braucht deine Buchführung für einzelne Artikel einen abweichenden Schlüssel, aktiviere in den DATEV-Einstellungen den Schalter „BU-Schlüssel am Artikel anzeigen” – danach lässt er sich auf der Artikel-Detailseite hinterlegen (deine Steuerberatung darf das immer).