Sofort wirksam oder zur Freigabe?
Nicht jede Änderung an den Daten eines Mitarbeiters wirkt gleich. Manche übernimmt LohnPort sofort. Andere gehen zuerst an dein Lohnbüro, das sie prüft, bevor sie gelten.
Du musst dir nicht merken, welche wozu gehört — im Formular ist jedes Feld, das zur Freigabe geht, gekennzeichnet. Du siehst es also schon beim Ausfüllen.
Was sofort wirkt
Angaben, die nur der Verwaltung dienen — etwa Anschrift oder Telefonnummer — sind sofort übernommen. Du änderst sie, speicherst, fertig.
Was dein Lohnbüro prüft — und warum
Andere Angaben wirken sich auf die Auszahlung aus oder sind rechtlich verbindlich — zum Beispiel das Gehalt, die Bankverbindung (IBAN) oder die Steuer-Identifikationsnummer. Solche Änderungen schickt LohnPort zuerst an dein Lohnbüro.
Das ist kein Misstrauen, sondern ein Sicherheitsnetz: Wo es ums Geld geht oder um Angaben, die für Steuer und Sozialversicherung verbindlich sind, schaut jemand mit Fachwissen kurz mit, bevor die Änderung in die Abrechnung fließt. So fällt ein Zahlendreher in der IBAN auf, bevor Geld auf ein falsches Konto geht.
Nach dem Speichern: „Wartet auf Freigabe”
Wenn du eine solche Angabe speicherst, ist sie weder verloren noch sofort aktiv — sie steht auf „Wartet auf Freigabe”. Das heißt: Dein Lohnbüro ist jetzt am Zug. Bis es die Änderung freigibt, gilt weiter der bisherige Wert.
Du musst nichts weiter tun. Die Änderung liegt sichtbar bei deinem Mitarbeiter, bis das Büro sie bearbeitet.
Freigegeben oder zurückgewiesen
Danach passiert eines von zwei Dingen:
- Dein Lohnbüro gibt die Änderung frei. Sie wird wirksam — zu dem Zeitpunkt, den du unter „gültig ab” gesetzt hast.
- Dein Lohnbüro weist sie zurück — mit einem Grund, den du liest. Dann kannst du sie korrigieren und neu einreichen, oder sie verwerfen. Mehr dazu: Wenn das Lohnbüro etwas zurückweist.
Gut zu wissen: Welche Felder zur Freigabe gehen
Es sind die Felder, die sich auf die Auszahlung auswirken — Gehalt, Stundenlohn, feste Zulagen, die Bankverbindung — und die, die für Steuer und Sozialversicherung verbindlich sind, etwa die Steuer-Identifikationsnummer oder die Sozialversicherungsnummer. Alles, was nur deiner internen Verwaltung dient, kannst du ohne Freigabe ändern.
Diese Einteilung ist fest — sie hängt nicht davon ab, welche Felder dein Lohnbüro als Pflicht festgelegt hat. Ob ein Feld ausgefüllt sein muss, ist eine andere Frage als ob eine Änderung geprüft wird.