Das Formular ausfüllen

Das Mitarbeiter-Formular ist lang — es sammelt alles, was dein Lohnbüro für eine korrekte Abrechnung braucht. Aber es ist so gebaut, dass du nicht alles auf einmal schaffen musst und nichts Wichtiges übersehen kannst.

Abschnitte statt Zettelwirtschaft

Das Formular ist in Themenblöcke gegliedert — von Person / Identität über Anschrift, Bankverbindung, Beschäftigung und Entlohnung bis zur Sozialversicherung. Selten gebrauchte Felder liegen je Abschnitt eingeklappt unter „Weitere Angaben” — du kannst sie öffnen, musst aber nicht.

Darauf kannst du dich verlassen: Pflichtfelder und Felder, die zur Freigabe gehen, sind nie eingeklappt. Was zählt, siehst du immer sofort.

Pflichtfelder: markiert — und vom Lohnbüro bestimmt

Pflichtfelder erkennst du am * neben dem Feldnamen. Welche Felder Pflicht sind, ist keine feste Liste: Das legt dein Lohnbüro fest — es kennt die Anforderungen der Abrechnung und stellt die Pflichtangaben je Unternehmen ein. Du musst dir darüber keine Gedanken machen: Was markiert ist, wird gebraucht.

Manche Felder werden erst durch deine Auswahl zur Pflicht. Das Formular zieht die Markierung dann live nach:

• Wählst du als Zahlungsart Überweisung, wird die IBAN Pflicht. (Bei Barzahlung nicht.)
• Wählst du als Entlohnungsform Festgehalt, wird das Monatsgehalt Pflicht — wählst du Stundenlohn, dann der Stundenlohn.

Manche Pflichtangaben ergänzt dein Lohnbüro

Nicht jede Pflichtangabe ist deine Aufgabe. Ein paar Felder sind Fachschlüssel, die dein Lohnbüro kennt und selbst ergänzt — du musst sie nicht wissen. Sie tragen deshalb kein Sternchen, sondern den Hinweis „ergänzt dein Lohnbüro”, und LohnPort hält dich nicht auf, wenn du sie leer lässt: In deiner Übersicht „was noch offen ist” tauchen sie nicht auf.

Kennst du so einen Wert, darfst du ihn gern eintragen — musst du aber nicht. Üblicherweise betrifft das die Tätigkeits-Kennziffer (die 5-stellige Ziffer im Tätigkeitsschlüssel) und den Personengruppenschlüssel.

Welche Felder das genau sind, legt dein Lohnbüro für euch fest — je nachdem, was ihr selbst am besten wisst. Verlass dich deshalb nicht auf die Aufzählung hier, sondern auf den Hinweis am Feld: Was „ergänzt dein Lohnbüro” trägt, ist nicht deine Aufgabe.

Das ist die Fortsetzung von „Das legt dein Lohnbüro fest”: Dein Lohnbüro bestimmt nicht nur, welche Felder Pflicht sind — es bestimmt auch, wer sie ausfüllt.

Unvollständig speichern ist ausdrücklich erlaubt

Du kannst jederzeit speichern — auch wenn noch Pflichtangaben fehlen. Nichts geht verloren; der Mitarbeiter gilt dann als unvollständig, und LohnPort zeigt dir unten im Formular genau an, was noch offen ist („3 Pflichtangaben offen”). Vollständig sein müssen die Angaben erst, wenn der Mitarbeiter in die Abrechnung soll — die offenen Punkte siehst du jederzeit in der Mitarbeiterliste und auf der Detailseite.

Bei einigen Feldern prüft LohnPort schon beim Eintippen mit: Eine IBAN oder Steuer-Identifikationsnummer mit Zahlendreher bekommt sofort einen Hinweis („scheint nicht zu stimmen — bitte prüfen”), eine stimmige ein „✓ sieht gut aus”.

Einen Wert wieder entfernen

Willst du einen früher eingetragenen Wert wieder loswerden — etwa ein versehentlich gesetztes Befristungsdatum —, reicht es nicht, das Feld beim Bearbeiten leer zu lassen: Leer gelassene Felder zählen als „keine Änderung”, der alte Wert bleibt. Zum bewussten Entfernen setzt du stattdessen das Häkchen „Beim Speichern leeren — Wert bewusst entfernen” direkt am Feld. Das Leeren ist dann eine ganz normale Änderung — was zur Freigabe geht, prüft dein Lohnbüro auch hier.

Die Option gibt es nur an optionalen, befüllten Feldern: Pflichtfelder (auch die, die gerade erst durch deine Auswahl Pflicht geworden sind) und geschützte Felder lassen sich so nicht leeren — sie müssen einen Wert behalten. Dass „leer gelassen = keine Änderung” gilt, ist übrigens genau der Schutz, der deine geschützten Angaben vor versehentlichem Löschen bewahrt.

Die schweren Konzepte — je eine eigene Seite

Vier Dinge im Formular verdienen mehr als einen Absatz; sie sind hier nur verlinkt:

• Felder mit dem Marker Freigabe prüft dein Lohnbüro, bevor sie gelten → Sofort wirksam oder zur Freigabe?
• Das Datum „Änderung gültig ab” oben im Formular bestimmt, ab wann deine Angaben in der Abrechnung wirken → Ab wann gilt eine Änderung?
• Steuer-ID, SV-Nummer und IBAN werden verschlüsselt gespeichert → Geschützte Angaben
• Der Tätigkeitsschlüssel klingt kryptisch, ist aber geführt → Der Tätigkeitsschlüssel