Mitarbeiter anlegen
In der Mitarbeiterliste startest du mit „Neuen Mitarbeiter anlegen”. Es öffnet sich das Erfassungsformular — und ganz oben wartet die eine Entscheidung, die diese Seite erklärt: die Personalnummer.
Die Personalnummer: eine bewusste Wahl
Die Personalnummer ist die feste Verbindung zwischen deinem Mitarbeiter und der Lohnabrechnung deines Lohnbüros (in DATEV). Damit sie stimmt, fragt dich LohnPort beim Anlegen ausdrücklich, welcher Fall vorliegt:
- Neueinstellung — der Mitarbeiter ist neu und hatte noch nie eine Personalnummer bei euch. LohnPort vergibt automatisch die nächste freie Nummer. Du musst nichts eintragen.
- Bestand — Nummer aus DATEV übernehmen — der Mitarbeiter wird schon abgerechnet und hat bereits eine Personalnummer. Dann trägst du genau diese Nummer ein (sie steht z. B. auf der bisherigen Lohnabrechnung; im Zweifel weiß sie dein Lohnbüro).
Warum die Sorgfalt? Bei einem übernommenen Mitarbeiter muss die Nummer exakt die bisherige sein — sonst passt die Zuordnung beim Lohnbüro nicht, und aus einem Mitarbeiter würden versehentlich zwei.
Die Personalnummer lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern. Vertippst du dich bei einer Bestandsnummer, legst du den falschen Eintrag still und erfasst den Mitarbeiter mit der richtigen Nummer neu — wie das geht, steht direkt hier drunter.
Vertippt? Fehleintrag stilllegen
Merkst du den Fehler, solange von diesem Eintrag noch nichts an dein Lohnbüro übergeben wurde — er also noch in keinem Export und keinem vom Büro übernommenen Monat vorkam —, ist er schnell aus der Welt: Auf der Seite des Mitarbeiters findest du unten „Fehleintrag stilllegen”. Danach legst du den Mitarbeiter korrekt neu an.
Ein stillgelegter Eintrag ist nicht gelöscht: Er verschwindet aus der aktiven Liste, der Erfassung und jedem Export, bleibt aber unter „Stillgelegte Einträge” sichtbar und lässt sich jederzeit reaktivieren — falls es doch kein Fehler war. Auch dein Lohnbüro kann Einträge stilllegen und reaktivieren.
Zwei Dinge, die damit nicht gemeint sind:
- Wurde schon etwas übergeben, ist der Eintrag ein echter Datensatz — dann bietet LohnPort das Stilllegen gar nicht mehr an, und die Seite des Mitarbeiters zeigt dir stattdessen den richtigen Weg.
- Verlässt ein echter Mitarbeiter den Betrieb, ist das kein Fehleintrag: Dann trägst du das Austrittsdatum ein — der normale Abgang, ganz ohne Stilllegen.
Danach: das Formular
Mit der Personalnummer-Wahl ist der schwierigste Teil geschafft. Alles Weitere ist das normale Erfassungsformular — Abschnitt für Abschnitt, in deinem Tempo: Das Formular ausfüllen. Du kannst jederzeit speichern und später weitermachen; fertig sein muss es erst für die Abrechnung.